No es la primera vez que escribo acerca de cómo redactar un correo electrónico de manera correcta, pero es que son muchos los elementos a tener en cuenta a la hora de escribir un email y no siempre prestamos atención a todos ellos. A veces por dejadez y otras veces por exceso de confianza con los destinatarios, podemos caer en el error de convertir en costumbre una práctica que se encuentre en el lado opuesto de lo aconsejable.
Enumero en los siguientes párrafos algunas cosas que nunca deberíamos hacer al ahora de escribir un correo electrónico. Tomen nota.
¿Qué cosas nunca debemos hacer al usar el correo electrónico?
Incluir texto enriquecido en exceso
Negritas, cursivas, subrayados, tachados, tipografías ilegibles, colores insufribles para los caraceteres, Comic Sans.. No es necesario adornar un simple correo electrónico de mil y una maneras, si el mensaje es interesante o importante, y está bien redactado, la función comunicativa se cumplirá. y lo que es peor aún, está costumbre ornamental que usamos con nuestros amiguetes, puede acabar convirtiéndose en una costumbre a la hora de realizar comunicaciones más formales, y desde luego, la imagen que podemos dar no va a ser del todo buena.
No responder a todos los destinatarios
Si un correo va dirigido a varias personas, y queremos contestar ese correo, deberemos incluir en nuestra respuesta a todas las personas agrupadas a través de la opción Reply to all (Contestar a todos). De otro modo se podrían comenzar conversaciones en paralelo en las cuales se ocultaría información a todos los destinatarios y acabarían por hacer que el mensaje se perdiera.
Por supuesto, si queremos que el mensaje sea compartido pero no los destinatarios no deben olvidarnos de usar el maravilloso campo de la copia oculta.
Responder y reenviar cadenas de emails
Spam, spam y spam. Ese tipo de cadenas de correo electrónico que incorporan una fantástico powerpoint de gatitos o una profecía que con certeza absoluta se cumplirá no es más que un nicho para los spammmers. Si contestamos o reenviamos esos correos estamos favoreciendo a que el correo basura se propague por la red.
Incluir adjuntos muy pesados o incorporados en el cuerpo del email
Las imágenes dentro del cuerpo de l email no son más qu eun atraso. Hacen que el email cargue con mayor lentitud, en ocasiones podría perderse incluso e adjunto y habitualmente descolocan el orden de los textos incluidos. Si queremos incluir una imagen, mejor enlazarla a través de un hipervínculo, o si no existe referencia en Internet, adjuntarla en el correo.
Pero cuidado también con los documentos que adjuntemos en un email, podrían resultar demasiado pesados y saturar la bandeja de entrada de nuestro destinatario. Si es el caso, es mejor subirlo a un sistema de alojamiento seguro, y compartir el enlace colgado en la nube.
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